Notariusz to osoba wyznaczona przez organ zarządzający, taki jak sąd lub rząd stanowy, do weryfikacji autentyczności dokumentów. Notariusze stosują połączenie weryfikacji tożsamości i uwierzytelniania opartego na wiedzy, aby powstrzymać oszustwa i zapewnić, że osoby podpisujące dokument wiedzą, co podpisują i robią to dobrowolnie.
Formalne oświadczenie złożone przed notariuszem, że podpis na dokumencie jest autentyczny. Notariusze wypełniają również poświadczenie notarialne i umieszczają swoją pieczęć lub podniesioną pieczęć na dokumencie, nadając mu znaczną wagę prawną i czyniąc go dopuszczalnym w sądzie.
Dokumenty wymagające poświadczenia notarialnego to zazwyczaj dokumenty związane z ważnymi wydarzeniami życiowymi, w tym testamenty i fundusze powiernicze, formularze pełnomocnictwa, przeniesienie własności samochodów lub nieruchomości, zaawansowane dyrektywy lub inne dokumenty związane z opieką zdrowotną, pozwolenia na broń i oświadczenia. Banki również często poświadczają notarialnie dokumenty związane z otwieraniem nowych kont.
Zidentyfikuj sygnatariuszy, prosząc o aktualny dokument tożsamości ze zdjęciem, opisem fizycznym i podpisem (akceptowalna identyfikacja różni się w zależności od stanu). Sprawdź, czy osoba podpisująca dokument rozumie, co podpisuje i nie jest do tego zmuszana. Zadawaj pytania, aby ustalić, czy dana osoba jest w stanie psychicznym i zdrowym na umyśle.
Przeprowadzenie elektronicznego poświadczenia notarialnego za pomocą technologii komunikacji audiowizualnej, która umożliwia notariuszowi interakcję z osobą podpisującą dokument w czasie rzeczywistym, nawet jeśli znajduje się ona zdalnie. W niektórych stanach notariusze mogą również potrzebować rozwiązania wykorzystującego uwierzytelnianie oparte na wiedzy, które polega na udzieleniu przez osobę podpisującą dokumentu odpowiedzi na serię pytań dotyczących jej przeszłości w celu potwierdzenia jej tożsamości. NYS nie zaleca konkretnych platform dla tej usługi, ale wszyscy notariusze powinni upewnić się, że każda platforma, z której korzystają, jest zgodna z wymogami NYS.
Akt Notarialny 