Istnieje wiele powodów, dla których dokument może wymagać poświadczenia notarialnego. Zazwyczaj ma to na celu zweryfikowanie, czy osoba podpisująca dany dokument prawny jest tym, za kogo się podaje, oraz czy podpis na dokumencie jest jej dobrowolnym i wolnym aktem. Zazwyczaj dotyczy to dokumentów takich jak pełnomocnictwa, oświadczenia i niektóre umowy.
Proces poświadczenia notarialnego dokumentu wymaga stawienia się przed notariuszem osobiście lub za pośrednictwem bezpiecznej wideokonferencji (w przypadku zatwierdzenia zdalnego poświadczenia notarialnego online). Notariusz potwierdzi tożsamość osoby podpisującej dokument, a następnie osoba ta ustnie oświadczy, że składa swój podpis dobrowolnie. Następnie notariusz napisze na dokumencie treść notarialną i doda swoją pieczęć i stempel.
Czasami notariusz będzie musiał wykonać kserokopię oryginalnego dokumentu i wypełnić poświadczenie kopii, które potwierdza, że kopia jest wierną i kompletną kopią oryginalnego dokumentu. Może to być konieczne w przypadku różnych dokumentów, w tym aktów urodzenia, aktów małżeństwa i kwalifikacji edukacyjnych, które muszą być wykorzystane w innym kraju. W niektórych przypadkach notariusz może być zmuszony do wyznaczenia urzędnika konsularnego (zwykle w ambasadzie zagranicznej lub biurze wysokiej komisji) w celu dodatkowej „legalizacji” dokumentu przed jego użyciem w obcej jurysdykcji.
Niekiedy notariusz może być zobowiązany do złożenia oświadczenia pod przysięgą. Oświadczenie świadka pozwala notariuszowi wykorzystać zeznania bezstronnej osoby w celu ustalenia tożsamości osoby podpisującej, gdy nie jest ona znana osobiście. Może to być wykorzystywane w przypadku dokumentów takich jak oświadczenia pod przysięgą lub przysięgi prawne, w których istnieje potrzeba zmuszenia osoby podpisującej do udzielenia zgodnych z prawdą odpowiedzi na pytania pod przysięgą.
Akt Notarialny 